Bezirksversammlung Wandsbek

Drucksache - 21-2527  

 
 
Betreff: Das Sitzungsmanagement und Informationssystem ALLRIS für den politischen Gebrauch verbessern
Interfraktioneller Antrag der CDU-Fraktion, FDP-Fraktion, SPD-Fraktion und Fraktion Die Grünen
Status:öffentlichDrucksache-Art:Antrag
Federführend:Interner Service Beteiligt:Dezernat Steuerung und Service
Beratungsfolge:
Bezirksversammlung Wandsbek
17.12.2020 
Sitzung der Bezirksversammlung Wandsbek      

Sachverhalt
Beschlussvorschlag
Anlage/n

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Sachverhalt:

Mit dem Sitzungsmanagement und Informationssystem ALLRIS wird der gesamte Sitzungsdienst der Bezirksversammlung Wandsbek organisiert. Die Fraktionen haben dementsprechend ihre Büroorganisationen angepasst und sind zu weitgehend „papierlosen“ Arbeitsabläufen gewechselt.

Jedoch gibt es bei der Anwendung von ALLRIS oft Probleme. Eine effektive Filter- und Sortierfunktion ist nicht vorhanden. Die Antworten von Anfragen und Auskunftsersuchen werden unterschiedlich in ALLRIS erfasst – mal in der Anfrage selbst, mal als „Antwort auf die Anfrage“. Das System hat auch oft längere Ladezeiten, wodurch zum Beispiel Suchanfragen sehr lange dauern oder wegen Überschreitung der Zeit abgebrochen werden.

Aufgrund der derzeitigen mangelnden Ausgestaltung des Sitzungsmanagement und Informationssystem ALLRIS wird die Arbeit der Fraktionen erheblich erschwert.

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Petitum/Beschluss:

Die Verwaltung möge veranlassen, dass das Sitzungsmanagement und Informationssystem ALLRIS die bisher nicht freigeschalteten Funktion in der aktuellen (3.9.4) und zukünftigen Version präsentiert werden und prüfen, ob folgende Dienste angeboten oder verbessert werden können:

 

  1. Im System sollen die Termine der Arbeitskreise, Arbeitsgemeinschaften und aller Unterausschüsse im Bereich „Terminkalender“ erfasst und eingetragen werden. Die Protokolle dieser Sitzungen sollen mit eingestellt werden.
  2. Im System sollen alle Mitglieder der Arbeitskreise, Arbeitsgruppen und Unterausschüsse im Bereich „Organisation – Ausschüsse“ sichtbar sein.
  3. Im System soll die Funktion der Textrecherche verbessert werden – insbesondere sollen Bauanträge der 5er und 7er Listen bei einer Suche nach einer Straße als Ergebnis für „Sitzungen“ aufgeführt werden.
  4. Im System sollen bessere Filterfunktionen (nach Jahr, Drucksachenart, Fraktion, Öffentlich/nichtöffentlich) eingerichtet werden.
  5. Bei der Dokumentation von Antworten auf Anfragen, Auskunftsersuchen möge die Geschäftsstelle eine einheitliche Verfahrensweise anwenden. Welche Verfahrensweise zum Zuge kommen soll, möge zuvor im Hauptausschuss beraten werden.
  6. Es ist zu prüfen, warum es häufig bei ALLRIS zu langen Wartezeiten beim Laden der Seiten oder bei der Textrecherche kommt. Dieser Mangel möge behoben werden.
  7. Es ist zu prüfen, ob der automatische Logout nach „Inaktivität“ von 20 Minuten auf 45 Minuten erhöht werden kann.
  8. Die Abgeordneten der Bezirksversammlung sowie die Fraktionsgeschäftsstellen sollen befragt werden, ob noch weitere Funktionen benötigt werden.

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Anlage/n:

keine Anlage/n