Drucksache - 18/0095  

Freie und Hansestadt Hamburg

Bezirksamt Wandsbek

Bezirksversammlung

              Drucksachen-Nr. 18/0095

              15.04.2008

Große Anfrage

der SPD-Fraktion

gem. § 24 Bezirksverwaltungsgesetz

- öffentlich -

Lars Kocherscheid, André Schneider, Lars Pochnicht,

Thomas Ritzenhoff, Uwe Lohmann, Anja Quast (SPD) und Fraktion

!Titel!

Wann kommt das Wandsbeker Ratsinformationssystem?

!Titel!

Sachverhalt/Fragen

Bereits seit geraumer Zeit wird seitens des Bezirksamtes die Einführung eines sog. Ratsinformationssystems angekündigt. Dieses soll als EDV-gestütztes Informations- und Dokumentenmanagementsystem für Vorgänge rund um die Bezirksversammlung dienen und so eine Arbeitserleichterung für die Verwaltung und die Ausschussmitglieder darstellen sowie eine größere Öffentlichkeit für Vorgänge der Bezirksversammlung ermöglichen.

Bislang ist das Ratsinformationssystem in Wandsbek jedoch weder eingeführt, noch für einen festen Zeitpunkt zur Einführung angekündigt.

Vor diesem Hintergrund fragen wir die Bezirksamtsleiterin:

1.   Aus welchen Gründen ist das lange angekündigte Ratsinformationssystem für die Bezirksversammlung Wandsbek bislang nicht eingeführt worden?

2.   Wie stellt sich aktuell der inhaltliche Planungsstand bezüglich der Einführung des Ratsinformationssystems für die Bezirksversammlung Wandsbek dar?

1. Welche Funktionen soll das System nach derzeitigem Stand bieten?

Wird es unterschiedliche Zugriffsrechte für die Verwaltung, die Mitglieder der Bezirksversammlung und ihrer Ausschüsse sowie die interessierte Öffentlichkeit geben? Wenn ja, in welchen Bereichen jeweils?

Wird es mit der Einführung des Systems nach heutigem Sachstand Einsparungen bei konventionellen Papier-Vorlagen geben oder werden alle Einladungen, Drucksachen, Protokolle etc. wie gewohnt weiter in einer Papier-Form verschickt und verteilt?

Wie stellt sich aktuell der zeitliche Planungsstand bezüglich der Einführung des Ratsinformationssystems für die Bezirksversammlung Wandsbek dar? Für wann rechnet das Bezirksamt mit einem ersten Testbetrieb, ab wann soll das System den Nutzern zur Verfügung stehen?

Die Bezirksamtsleitung antwortet wie folgt:                                                                                                  09.05.2008

Zu 1.

Das Ratsinformationssystem Open Plenum ist seit April/Mai 2007 in den Pilotbezirken Hamburg-Nord und Wandsbek im Ausschussdienst im Einsatz.

Das Programm umfasst eine "interne" Komponente für die Gremienbetreuung und eine "externe" Komponente (Internet) für die Abgeordneten und die allgemeine Öffentlichkeit.

Bis heute ist nur die interne Komponente in drei Bezirksämtern (Eimsbüttel, Hamburg-Nord und Wandsbek) im Einsatz. Die übrigen vier Bezirksämter haben die neue Software noch nicht eingeführt.

In den Bezirken, die verwaltungsintern bereits mit OpenPlenum arbeiten, sind  Verbesserungsbedarfe für die Anwendung des Verfahrens identifiziert worden, die derzeit in Zusammenarbeit des Projektfederführers (Bezirksamt Hamburg-Nord), dem Programmhersteller und Dataport umgesetzt werden. Aus Sicht des Bezirksamtes Wandsbek sind die Verbesserungsbedarfe nicht maßgeblich für die grundsätzliche Anwendbarkeit des Verfahrens und die Freischaltung der Datenbank für das Internetportal.

Zu 2. a

Das System bildet alle Arbeitsschritte des Sitzungsdienstes elektronisch ab: Verwaltung von Stammdaten, Erstellung von Drucksachen, Einladungen und Niederschriften, Beschlussumsetzung, Recherchemodul und Abrechnung. Über das Hamburg Gateway erhalten Mandatsträger einen Internetzugang, der insbesondere die Recherche in der Datenbank, aber auch die Übermittlung von Vorlagen an den Sitzungsdienst ermöglicht.

Zu 2. b

Ja. Der Zugriff wird über sogenannte Berechtigungsrollen gesteuert. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Sitzungsdienstes verfügen über die für Ihren Arbeitsbereich notwendigen Rechte. Gremienmitglieder werden - je nach Gremienzugehörigkeit - auf die öffentlichen und/oder nicht-öffentlichen Teile der Sitzungsdokumente und Stammdaten zugreifen. Der interessierten Öffentlichkeit steht über das Internet der öffentliche Teil der Sitzungsgegenstände und sonstigen Daten zur Verfügung.

Zu 2. c

Das System bietet die Möglichkeit, einen elektronischen Dialog zwischen Verwaltung und Politik einzuführen und bietet damit auch ein Einsparpotenzial hinsichtlich des Papierverbrauchs und des Portos. Der Versand von Sitzungsunterlagen in Papierform bleibt aber weiterhin möglich und wurde bislang von einem Großteil der Mandatsträger gewünscht.

Zu 3.

Die Projektfederführung liegt im Bezirkamt Hamburg-Nord. Das Bezirksamt Wandsbek beteiligt sich aktiv an dem Prozess der Einführung und Erprobung (s.o.). Die zuständigen Dezernenten aller Bezirksämter haben sich auf ein Konzept zur Einführung des Verfahrens in allen Bezirksämtern und zur Realisierung des Online-Portals verständigt. Das Bezirksamt Wandsbek geht dementsprechend von der Einführung des Internetzugangs im September/Oktober d.J. aus.